エクセル資料をちょっとだけマシにするポイント
職場の子にエクセルで資料を作ってもらったら悲しいことになったので、ちょっとマシになってもらうために衝動的エントリー。
お手軽にエクセル資料を仕事っぽく（いや、仕事なんだけど）する小技設定です。
はてなダイアリーは画像が貼りにくいのでノーイメージですがご愛嬌で。
- 全体に対する設定
- シート全体のフォントサイズはＭＳ Ｐゴシックで10ptに
- ズームは100%のままにしておく
- 印刷設定は必須
- 余白調整
- １ページに収まるか？
- ヘッダとフッタ
- 表に対する設定
- 数字を入れた列は表示設定を数値にする
- 英数字のみの列はＭＳ ゴシックで10ptに
- 表の外側線は細線で引く
- 表の内側は点線で引く
- ヘッダは背景を黒、文字色を白にする
- 合計行の上線は二重線
- 表の左端は連番、右端は備考
- 改行を含む列がある場合、セルは左上揃え
- 改行を含む列がある場合、１ページに収まる場合は他の行も同じ行高にする
- ちょっとした小技
- セル幅の自動調整はプロポーショナルフォントで
- 一部列を除外して自動幅調整
- 自動的に折り返す設定のセルが長い文字列の場合は改行してしまう
- 印刷範囲の設定で無駄紙を出さないように
- 知っておいて欲しい機能
- フィル
- カメラ
- 条件付書式
- F2編集で上下矢印キー
全体に対する設定
テンプレート化しておくなりしておくと便利な設定です。これらがなされてないファイルは読みにくいです。個人的に。
シート全体のフォントサイズはＭＳ Ｐゴシックで10ptに
全セル選択して、フォントを10ptにしておきましょう。Windows Vistaでメイリオフォントを選択すると、そのPCではきれいですが、メイリオのないPCに持って行くと表示が変わってしまいます。
また、11ptは印刷時に大きすぎて逆に読みにくいです。
ズームは100%のままにしておく
追加作業のしやすさに直結するので、画面サイズは常に100%で正常な表示になるように工夫しましょう。
フルサイズのスクリーンショットを貼り付けて、ズームサイズを10%にするなど愚の骨頂です。
印刷設定は必須
どんな資料でも印刷されるかも、という意識を持ちましょう。印刷プレビューを押した瞬間に、出来るファイルなのか出来ないファイルなのか、が見えてしまいます。
１ページに収まるか？
資料によっては１枚で見えたほうがわかりやすいものがあります。むしろＡ４１枚で全てをわからせることができる資料は、きっと出来る資料です。
印刷設定によって、縦横１ページに収める、ように設定すると適切に縮小してくれます。工夫しましょう。
余白調整
縦印刷の場合は左に、横印刷の場合は上に、余白を2だけ取りましょう。のりしろ兼パンチ穴用の余白です。それ以外の方向を1か1.5で統一します。
ヘッダとフッタ
ヘッダは左に資料のタイトルをいれます。右に”印刷日”と日付（印刷時の日付が出る）を設定するといいでしょう。
フッタは中央にページ数/ページ総数をいれます。右に社名や著作権表示（まるしーなど）をしておくといいでしょう。
表に対する設定
プレゼンテーションなどでデコレーションが必要な場合は別ですが、ビジネスでは大体において適切だろうと思われる設定です。
数字を入れた列は表示設定を数値にする
セルに対して数字を入力しただけではそのセルの表示は”標準”です。数字しか入らない列がある場合は、”数値”に設定するといいでしょう。右余白がとられます。
英数字のみの列はＭＳ ゴシックで10ptに
なんとか一覧などの表で、英数字のみの列がある場合は、フォントを固定ピッチフォント（ＭＳ ゴシックなど）にするといいでしょう。桁ずれを防げます。
表の外側線は細線で引く
ツールバーにある太い外側線は、多くの場合太すぎます。普通の細い線でひきましょう。
表の内側は点線で引く
では内側の線はどうするかというと、点線にします。画面上は点線なのですが、300dpi程度のモノクロプリンタで印字する（通常のビジネスプリンタで印字する）と、すごく細い線として表現されます。くっついちゃうだけなんですけどね。
ヘッダは背景を黒、文字色を白にする
HTMLにおけるTH要素のデフォルトスタイルのように太字にするのはやめましょう。大抵の場合かっこよくありません。背景を濃い灰色、または黒にして、線の色は薄い灰色、文字の色を白にします。
これだけであらゆる表が引き締まります。表のオートフォーマットのプロフェショナルスタイルに似ます。
合計行の上線は二重線
簿記を習わないとわからないのかもしれませんが、合計行を算出する場合、それまでのセルとは区切るという意味で二重線を引きます。赤色にするとなおいいでしょう。
表の左端は連番、右端は備考
表中に何行あるのかを印刷物で一目で把握するのは難しいので、どんな表でも左端に”番号”、”項番”、”No”などを配置しましょう。
よく数式で、”=A2+1”のようにひとつ上のセルに値を足す式を書きますが、”=row()-1”のように、行番号から適切な数を引いてあげる設定のほうが、コピペの時に便利です。
改行を含む列がある場合、セルは左上揃え
会社さんによっては真ん中揃えのところもあるかと思いますが、通常は左上揃えにしておくといいでしょう。デフォルトは下揃えになっているので注意したいところです。
改行を含む列がある場合、１ページに収まる場合は他の行も同じ行高にする
行の高さが揃っていない資料は、見る気力を失います。出来るだけ行の高さが揃うように注意しましょう。
ちょっとした小技
知ってると便利な小技も紹介します。
セル幅の自動調整はプロポーショナルフォントで
エクセルはプロポーショナルフォントを自動幅調整の基準にするようです。固定ピッチフォントの列などは、一度プロポーショナルフォントにして調整し、その後で固定ピッチフォントにするときれいに収まります。
一部列を除外して自動幅調整
A1セルに表タイトルなどを入れた場合の対処として、A列を全て選択して、CTRLキーでA1を選択解除し、Aヘッダの自動幅調整で簡単に幅が調整できます。
自動的に折り返す設定のセルが長い文字列の場合は改行してしまう
セルの自動幅調整を使用したのに末尾が切れたりすることってありますよね。特に固定ピッチフォントを使ったセルが含まれていると全然だめです。昔からなのですでにあきらめの境地なのですが、余白を取る、行高をそろえる、という意味で、いっそセル内で改行してしてしまうといいです。
また、複数行になってしまった場合も、常に末尾に改行を入れるようにすると、少なくても印刷後に読めない字がある、なんてことが少なくなります。
印刷範囲の設定で無駄紙を出さないように
見落としがちですが、印刷範囲の設定をしていないファイルは、ちょっとはみ出たセルがあった場合などに、ほとんど真っ白のページを印刷してしまいます。これを防ぐためにも印刷範囲は適切に設定しておきましょう。
知っておいて欲しい機能
職場でちょっと変わったことすると、すげーとか言われますよね。ちょっと覚えれば普通のことなので。。。
フィル
セルの右下にマウスカーソルをあわせると十字カーソルになるところがあるので、そこをダブルクリックすると、左の列にあわせて、選択中のセルの内容をコピー＆ペーストしてくれます。便利です。
カメラ
標準で表示されないので、意外と知らない人が多いようですが、ツールメニューのユーザ設定ダイアログからコマンドタブ、分類セレクトボックスのツールの中に、カメラコマンドが隠れています。
これをドラッグアンドドロップでツールバーのどこかに落っことせばいつでも使えます。
複雑なレイアウトの表が複合したページでも、カメラを使えば別々のシートにそれぞれの表を作り、まとめのシートに張るだけで簡単にできます。
列幅を全て5（45ピクセル）にそろえて、セル結合を駆使するよりはるかに簡単なので、ぜひ使ってみてください。
条件付書式
条件付書式は、指定した書式でセルのスタイルを変更できる機能です。詳しくはぐぐってみるといいでしょう。
F2編集で上下矢印キー
最後にどうでもいいやつですが、F2キーやマウスで、セルの編集に入った時、上矢印キーでセルの先頭に、下矢印キーでセルの最後に移動できます（セル内で改行している場合はこの限りではない）。
